Im Juli 2022 hatte ich mal wieder eine lustige Idee. Ich möchte ein Frauen-Motorradtreffen organisieren. Schatzi rollte nur mit den Augen und meinte: "Tu, was Du nicht lassen kannst!" Damit war dann das Thema erledigt.
Die Ostalb bzw. die Schwäbische Alb ist ein herrliches Motorradgebiet: Es gibt von langgezogenen Kurven in Flusstälern bis Spitzkehren auf der Alb so ziemlich alles, was das Motorradfahrerherz begehrt. Doch so ein Treffen muss rechtzeitig geplant und kommuniziert werden. Und vor allem: alleine ist sowas gar nicht möglich.
Als Location für das Treffen hatte ich mir das Hornberg-Hostel bei uns in der Gegend ausgesucht. Dieses Hostel (nicht zu verwechseln mit einem Hotel!) kann man komplett für ein Wochenende und länger mieten. Man muss sich allerdings selbst um die Verpflegung kümmern. Das Hostel liegt fast allein neben einem Sportfluggelände auf dem Hornberg und bietet einen wunderbaren Blick auf die drei Kaiserberge: Diese sind drei markante Erhebungen in der Region. Der Name für dieses Treffen stand von Anfang an fest: Das Einhorntreffen. Weil die Stadt Schwäbisch Gmünd als Wappentier ein weißes Einhorn auf rotem Grund zeigt. Und weil man sich als motorradfahrende Frau manchmal immer noch wie ein seltenes Einhorn vorkommt, wenn man allein oder in einer Frauengruppe unterwegs ist ...
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Die Vorbereitungen
Zum Beginn habe ich mir Verbündete gesucht, die mich unterstützten. In meinem Netzwerk traf ich überall auf offene Ohren und Hilfsbereitschaft: Sei es als Tourguide, als helfende Hand oder moralische Unterstützung. Das Einhorntreffen kam überall gut an.
Also Ärmel hochgekrempelt und an die ersten Planungen, denn die Location musste angefragt und reserviert werden. Im August 2022 überwies ich von meinem Privatkonto die erste Anzahlung für das Hostel.
Nachdem der Termin klar war, ging's dran, alles weitere zu planen und in die Wege zu leiten. Im Klartext hieß das:
- Logo erstellen,
- Corporate Design erarbeiten,
- Webdomain registrieren,
- Webseite gestalten,
- Email-Postfächer einrichten,
- Newsletter- und Buchungssystem integrieren,
- Sponsoring-Pakete schnüren,
- T-Shirt Produzent finden,
- Banner für Messen erstellen
- Veranstaltungsversicherung finden und
schlussendlich das Event so kalkulieren, dass wir auf 0 am Ende rauskommen. Wie schon erwähnt: Das habe ich alles am Anfang privat vorfinanziert.
In ein paar Online-Meetings haben wir im Team die ersten Schritte diskutiert, wer kann was helfen oder beisteuern. Überraschenderweise meldete sich ein Hersteller indischer Motorräder und sicherte sich die Hauptsponsoring-Rechte (In der Nachschau eine ziemliche Null-Nummer - dazu mehr im weiteren Verlauf des Textes). Man versprach mir ein Testmotorrad für die Saison oder zumindest für das Event. Denn "Einhörner fahren ..." so der begeisterte Tenor. Wir freuten uns im Team, dass wir nun nicht nur das Nötigste organisieren, sondern auch etwas mehr "Chi-Chi" drumrum für alle Teilnehmerinnen ermöglichen konnten.
Jetzt musste ein Kommunikationsplan erarbeitet werden, die Messe in Friedrichshafen im Januar 2023 und in Heidenheim waren als erste große Veranstaltungen für die Öffentlichkeitsarbeit eingeplant. Auch hier habe ich alles privat finanziert: Das Hotelzimmer, den Sprinter, meinen Messestand bei den Fellows der Lipstick & Gasoline Gang und natürlich gingen ein paar Tage Urlaub dafür drauf. Auch Schatzi hat mich, so weit es ihm möglich war, immer unterstützt. Vertröstet wurde ich vom Ansprechpartner des Herstellers indischer Motorräder, man müsse erst mal das Sonderbudget freischaufeln. Ok, kann ich verstehen, ich arbeite seit 25 Jahren im Marketing. Da sind uneingeplante Sponsorings, diskussionsbehaftet, bis sie durch sind.
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